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Lastenheft /
Pflichtenheft
Kurier- und Logistiksoftware für die
Flexpress Verwaltungs GmbH
Heerstraße 71
D 14055
Ansprechpartner:
Flexpress Verwaltungs GmbH
Herr Felix Köhler
Tel.: +49-30-30 30
12 12
Fax: +49-30-30 30
12 12
Web:
www.flexpress.info
Ansprechpartner 2:
Ferdinand Lamkewitz
Kontaktdaten wie
oben
Seite 2
Inhaltsverzeichnis
1. Aufgabenstellung
1.1 Veranlassung
1.2 Zieldefinition
2 Ist-Zustand
2.1 Bereits
vorhandene Software
2.2 Verwendete
externe Systeme
3 Soll-Zustand
4 Aufgaben
4.1 Auswahl der
Softwarebasis / Datenbasis
4.2 Anforderungen an die neue Software
4.2.1 Systemeinstellungen
4.2.3 Zentrales
Rechnungswesen
4.2.3.1 Ausgleich von
Beträgen für filialübergreifende Leistungen
4.2.3.2 Franchise-
und Franchiseähnliche Gebühren
4.2.4
Archivierungsfunktion
4.2.5
Grundeinstellungen
4.2.6
Auftragsstatistiken
4.2.7 Qualitätscheck
4.2.8 Logfunktion
4.2.9 Zugriff durch
Systemadministrator
4.2.10 Verwaltung und
Bereitstellung Bestellwesen
4.3 Mandantenbereich
4.3.1
Mitarbeiterverwaltung
4.3.2
Filialverwaltung
4.3.3 Preislisten
4.3.4
Kundenverwaltung
4.3.5 Faktura
4.3.5.1
Rechnungslegung Kunden
4.3.5.2
Kundengutschriften
4.3.5.3
Rechnungsausgangsbuch
4.3.5.4
Fahrergutschriften
4.3.5.5 DATEV
Schnittstelle
4.3.6 OP-Verwaltung
4.3.7 Statistiken
4.3.7.1 Statistiken
allgemein
4.3.7.2
Qualitätscheck
4.4 Filialbereich
4.4.1
Fahrerstammdaten
4.4.1.1 Suchfunktion
4.4.1.2 Drucklisten
4.4.2
Auftragsbearbeitung / Disposition
4.4.2.1
Auftragsstatus
4.4.2.2 Auftragserfassung
4.4.2.3 Rollkarte
4.4.2.4 Festtouren
4.4.3 Disposition
4.4.3.1
Vermittlungsmaske
4.4.3.2 Vermittelte
Aufträge
4.4.4 Tourenkontrolle
4.4.4.1 Listenansicht
4.4.4.2 Tourenliste
Fahrer
4.4.5
Standplatzregelungen
4.5 Fahrer
4.6 Kundenbereich
4.6.1 Online-Kundenzugang
4.6.2
Sendungsverfolgung für Kunden
5. Zusatzsysteme und
Erweiterungen
6. Systemtechnische
Anforderungen
7. Sonstige
Anforderungen
7.1
Verwaltungsoberflächen
7.2 Mobile Endgeräte
7.3 Dokumentationen
7.4 Testbetrieb und
Abnahme
7.5 Pflege und
Aktualisierung
7.6 Anlagen und
Screenshots
8. Auftraggeber
8.1 Ansprechpartner
9. Pflichtenheftabgabe
9.1 Angebotsabgabe
9.2 Auftragserteilung
9.3 Starttermin für
Umsetzungsphase
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Anlagen:
Anlage 1 –
Stammdatenmaske
Anlage 2 –
Kundenstatistik / Umsatz
Anlage 3 –
Kundenstatistik gruppiert
Anlage 4 –
Kennzahlenstatistik Teil 1
Anlage 5 –
Kennzahlenstatistik Teil 2
Anlage 6 –
Mitarbeiterstammdaten
Anlage 7 – Verwaltung
Funkgeräte
Anlage 8 –
Postleitzahlen / Preiszonenverwaltung
Anlage 9 – Postleitzahlen
/ Standplatzverwaltung
Anlage 10 –
Postleitzahlen / Umlandzuordnung
Anlage 11 –
Neueingabe von PLZ
Anlage 12 –
Kundenstammdaten / Teil 1
Anlage 13 –
Kundenstammdaten / Teil 2
Anlage 14 –
Kundenstammdaten / Teil 3
Anlage 15 –
Kundenstammdaten / Teil 4
Anlage 16 –
Suchfunktion im Kundenstamm
Anlage 17 –
Preiserfassung Stadtpreise
Anlage 18 –
Preiserfassung Umlandpreise
Anlage 19 –
Druckliste Fahrergutschriften (vor Archivierung sind
Fahrergutschriften
editierbar)
Anlage 20 – Deckblatt
Fahrergutschrift (bisher nur provisionspflichtige Umsätze)
Anlage 21 –
Fahrergutschrift Anhang
Anlage 22 –
Fahrergutschriften erstellen / Datumsauswahl
Anlage 23 –
Fahrerstammdaten
Anlage 24 –
Fahrerstammdaten / Teil 2
Anlage 25 –
Fahrerstammdaten – Teil 3
Anlage 26 –
Fahrerstammdaten / Teil 4
Anlage 27 –
Fahrergutschriftsstatistik
Anlage 28 – Beispiel
1 Fahrerlistendruck
Anlage 29 – Beispiel
2 Fahrerlistendruck
Anlage 30 –
Fahrerstatistik
Anlage 31 –
Auftragsannahmemaske
Anlage 32 – Storno
eines Auftrages nur mit Begründung möglich
Anlage 33 –
Auftragssuche (auch Bereichseingabe möglich)
Anlage 34 –
Dispositionsliste
Anlage 35 –
Vermittlungsmaske
Anlage 36 – Liste „vermittelte
Aufträge“
Anlage 37 – Auftrag
aus Liste „vermittelte Aufträge“ zurück in die
Disposition stellen
Anlage 38 – Auftrag
aus Liste „vermittelte Aufträge“ auf erledigt setzen
Anlage 39 –
Tourenkontrolle Gesamtliste
Anlage 40 – Suchmaske
„Auftragssuche“ Bereichssuche in allen Feldern möglich
Anlage 41 – Rollkarte
aus ausgewählten Aufträgen
Anlage 43 –
Festtourenverwaltung
Anlage 44 –
Festtoureneingabemaske
Anlage 45 –
Rechnungslayout
Anlage 46 –
OP-Verwaltungsmaske inkl. Kontenblatt
Anlage 47 –
Kundengutschrift
Anlage 48 –
Rechnungsausgangsbuch
Anlage 49 –
Erstellung einer Gutschrift, Möglichkeit Auswahl aller oder
einzelner
Rechnungspositionen,
Möglichkeit Teilbeträge gutzuschreiben
Anlage 50 –
Standplatzverwaltung
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1. Aufgabenstellung
1.1 Veranlassung
Die Flexpress
Verwaltungs GmbH mit Sitz in
Braunschweig ist ein mittelständisches Logistikunternehmen. Das
Unternehmen arbeitet mit
einer zentralen
Auftragsannahme und selbstständigen Fahrern, die die Aufträge durchführen.
Der Arbeitsverlauf
gliedert sich wie folgt:
Der Kunde erteilt
dem Unternehmen einen Auftrag zur Beförderung einer Fracht von A nach
B
an einem bestimmten Datum/Zeit bzw. innerhalb einer
gesetzten Frist. Das Unternehmen
sucht aus seinem
Fahrerbestand einen passenden Fahrer aus und bietet ihm diesen Auftrag
an. Die
Auftragsanbietung erfolgt telefonisch oder per Funk. Nach mündlicher
Bestätigung
wird der Auftrag an sein
mobiles Endgerät übermittelt. Das Unternehmen erhält vom Fahrer
für vermittelte
Aufträge eine Provision oder eine festgelegte Entlohnung, je nach
Vereinbarungen oder Auftragsart. Der gesamte administrative Aufwand liegt
beim
Unternehmen.
Kunde mit Auftrag
FP – Zentrale
Auftragsannahme
Filemaker – Kurier
3.0
Fahrerdisposition
Fahrer
AnnahmAbsage e
Auftragsvergabe und
Annahme
via E-Mail an mobiles
Gerät
Buchhaltung
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1.2 Zieldefinition
Geschaffen werden
soll eine flexibel erweiterbare Software, die alle nötigen
Geschäftsprozesse
zwischen dem Unternehmen, den Standorten und Fahrern abwickeln
kann.
Oberste Priorität
hat die Geschwindigkeit der Bearbeitungs- und Eingabemasken, sowie die
ständige sichere
Verfügbarkeit des gesamten Systems. Zeitverlust führt zwangsläufig zu
längeren Reaktionszeiten und
damit zu Auftragsrückgängen.
Die Software soll
auf den Ausbau des gesamten Systems als
Franchiseunternehmen
ausgerichtet sein und
mandantenfähig sein. Im Einzelnen ist von folgender
zukünftigen
Struktur auszugehen:
Fahrerstamm
Der übergeordnete
Fahrerstamm enthält alle registrierten und verfügbaren Fahrer, auf die
die einzelnen Mandanten
bundesweit zur Auftragsvergabe zurückgreifen können.
Mandant
Der Mandant ist eigenständiges Unternehmen. Der Mandant kann mit anderen
Mandanten
im System Daten und
Aufträge austauschen
Filiale
Die Filiale ist eine
„Zweigstelle“ eines Mandanten und ist nicht
eigenständig. Sie ist an den
Mandanten
gebunden.
Fahrerstamm
Mandant 1 Mandant 2
Mandant 3
Filiale Filiale
Filiale Filiale Filiale Filiale Filiale Filiale Filiale
Kundenportal
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2. Ist-Zustand
2.1 Bereits
vorhandene Software
Das Unternehmen
setzt derzeit die lokale Individualsoftware „Flexpress Kurier 3.0“ auf Basis
einer Filemaker 5.5. Datenbank ein. Die Programmierung der Software basiert auf
einer
Filemaker-Entwicklung.
Die Software wird
seit 2004 im täglichen Betrieb eingesetzt und erfüllt bisher alle
Anforderungen. Bezugnehmend auf
die geplanten Geschäftserweiterungen
(mandantenfähig,
Filialanbindung, Franchisesystem) sind jedoch die Grenzen erreicht.
Filemaker als Datenbasis ist in der derzeitigen Version auf 5
gleichzeitige
Datenbankverbindungen
begrenzt. In der aktuellen Version wären bis zu 250 DBVerbindungen
möglich, die aber weit in
die Zukunft gesehen das Geschäftsmodell auch zu
stark begrenzen würden.
Ebenfalls fehlt dem System die Möglichkeit, schnell und flexibel
neue Funktionen,
Abfragen und Verbesserungen umzusetzen. Eine neue Entwicklung soll
völlig unabhängig von
Begrenzungen und lizenzierten Datenbanksystemen laufen.
2.2 Verwendete
externe Systeme
Um die Disposition
von Fahrzeugen zu erleichtern, wird mittels GPS Anbindung der Dienst
der Firma Presentec (www.tracklink.de) genutzt. Dieses
System soll auch weiterhin
verfügbar sein, wenn möglich
direkt integriert werden und zu Zwecken der
Sendungsverfolgung
erweitert werden.
3 Soll-Zustand
Basis der neuen
Software soll das vorhandene Filemaker-System im Rahmen der bereits
gegebenen Funktionen sowie
der grafischen Oberfläche sein. Eine Umstellung des Systems
soll mit möglichst
geringen Bedienungsänderungen möglich sein, um die gegebenen
Prozesse
nicht zu stören. Alle Sortier- und Listenfunktionen sollen auch in der neuen
Software wieder
gegeben sein (bisher ist eine Sortierung der in Listen
zusammengefassten
Datensätze
innerhalb aller Spalten möglich).
4. Aufgaben
4.1 Auswahl der
Softwarebasis / Datenbasis
Oberste Priorität der neuen Software ist
die optimierte Geschwindigkeit. Vorrangig im
Funktionsbereich „Auftragsbearbeitung“ muss eine maximale Geschwindigkeit erreicht
werden. Hierfür ist eine geeignete Datenbanklösung sowie eine leicht
erweiterbare
Programmiersprache als Basis auszuwählen. Vor- und Nachteile der möglichen
Systeme:
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4.2 Anforderungen an die neue Software
Durch die
Mandantenfähigkeit der Software ist ein umfangreiches
Rechtemanagement zu
beachten und umzusetzen,
welches in die vorhandene Filemaker-Software nicht integriert
werden kann. Folgende
Grafik gibt einen Überblick über die einzelnen geforderten
Rechtefunktionen und
die verschiedenen Ebenen:
4.2.1 Systembereich
Zentrales
Rechnungswesen
Ausgleich von
Beträgen für
filialübergreifende Leistungen
Franchise- und
Franchiseähnliche
Gebühren
Archivierungsfunktion
Grundeinstellungen
Auftragsstatistiken
Qualitätscheck
Logfunktion
Zugriff durch
Systemadministrator
Bestellwesen /
Verwaltung
4.3.1 Mandantenbereich
Mitarbeiterverwaltung
Filialverwaltung
Preislisten
Kundenverwaltung
Faktura
Rechnungslegung
Kunden
Kundengutschriften
Rechnungsausgangsbuch
Fahrergutschriften
DATEV Schnittstelle
OP-Verwaltung
Statistiken
Statistiken allgemein
Qualitätscheck
Bestellungen von
Material
4.4.1 Filiale
Fahrerstammdaten
Suchfunktion
Drucklisten
Auftragsbearbeitung /
Disposition
Auftragsstatus
Auftragserfassung
Rollkarte
Festtouren
Disposition
Vermittlungsmaske
Vermittelte Aufträge
Tourenkontrolle
Listenansicht
Tourenliste Fahrer
Standplatzregelungen
Fahrer
Bestellungen von
Material
4.5.1 Fahrer
Anbindung mobile
Endgeräte
4.6.1 Kundenportal
Online-Kundenzugang
Sendungsverfolgung
für Kunden
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Nachfolgend werden
die benötigten Module und Funktionalitäten beschrieben. In der Anlage
werden alle in der
aktuellen Software vorhandenen Eingabemasken und Listen in der Form
von Screenshots
bereitgestellt. In der Beschreibung werden bisher nicht vorhandene Felder /
Funktionen
in Masken KURSIV dargestellt bzw. als
neu gekennzeichnet:
4.2.1 Systemeinstellungen
4.2.2 Mandantenverwaltung (neu)
Übergeordnete
Mandantenverwaltung die nur vom Systemadministrator
bedient werden
kann. Der Mandant ist ein eigenständiges Unternehmen innerhalb des Systems. Im
Einzelnen sollen
folgende Funktionen erfüllt werden:
- Anlegen,
bearbeiten, aktivieren, deaktivieren eines Mandanten
- Generierung von
Zugangsdaten (User, Passwort usw.)
- Stammdaten des
Mandanten
- Konditionen
(Franchisegebühr, Provisionsmodell, Werbeumlage, sonstiges)
-
Rechteeinstellungen des Mandanten, die Rechtevergabe
muß durch ein
durchgängiges, nachhaltiges
Sicherheitskonzept unterlegt werden, welches
unbefugten Zugriff von Dritten
oder Mitarbeitern verhindert
- Anlegen von
weiteren Systemadministratoren inkl. Rechtemanagement der
Obergruppen
4.2.3 Zentrales Rechnungswesen (Clearinghouse) (neu)
4.2.3.1 Ausgleich von Beträgen, die filialübergreifende Leistungen
betreffen
a) Unternehmer aus
Filiale A erhält Auftrag von Filiale B – Filiale B erhält Belastung,
Filiale A
Gutschrift, der Betrag wird dem Unternehmer (Fahrergutschrift) gutgeschrieben
(steuerpflichtig)
b) Filiale A
erbringt Leistungen für Filiale B – eine Belastung wird zu Lasten Filiale B in
Form eines
besonderen Auftrages (Zahler nicht Kunde sondern Systempartner) erstellt,
Filiale A erhält
Gutschrift (steuerpflichtig)
c) Filiale A
kassiert Nachnahmebetrag für Filiale B – Filiale A wird belastet, Filiale B
erhält Gutschrift
(steuerfrei)
d) Clearinghouse
soll erweiterungsfähig für gegebenenfalls entstehende Linienverkehre
sein, anteilige
Belastung von Linienkosten für über das Liniensystem abgewickelte
Aufträge
(steuerpflichtig)
e) bei Abwicklung von Aufträgen über das Liniensystem Belastung
der Auftrag gebenden
Filiale mit
Auslieferkosten der ausliefernden Filiale (steuerpflichtig)
f
) für alle
Positionen (a bis e) Berechnung einer Clearinggebühr (prozentual vom Umsatz
zu Lasten des
jeweiligen Auftraggebers) (steuerpflichtig)
4.2.3.2 Franchise- und franchiseähnliche Gebühren
(steuerpflichtig)
- Franchisegebühr
prozentual zum Umsatz oder zur Provision
- Werbeumlage
prozentual zum Umsatz
- Abrechnung
zentrales Bestellwesen (Werbmaterial u.ä.)
4.2.4 Archivierungsfunktion (neu)
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Systemübergreifend
soll für die Bereiche Aufträge und Fahrer eine Archivtabelle angelegt
werden. Der
Systemadministrator kann im Bereich „Archivfunktion“
entscheiden welchen
Datenrahmen (z.B.
abgeschlossene und bezahlte Aufträge älter als 3
Monate) er in eine
Archivtabelle
verschieben möchte. In den systemweiten Suchabfragen wird eine
Zusatzoption „auch
im Archiv suchen“ eingefügt. Die Archivierung der
Daten soll im täglichen
Betrieb
eine Geschwindigkeitssteigerung erreichen.
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4.2.5 Grundeinstellungen (z.T. neu)
Definition von
Vorgaben:
- Mwst.-Sätzen
- Währungen
- Produkte (bisher
nicht erweiterbar)
- Tourart: Stadt,
Umland, Fern, International (bisher nicht erweiterbar)
- Fahrzeugtypen
(bisher nicht erweiterbar)
- Skonto nach Tagen
Vorgabenwerte durch
Mandanten änderbar:
- Zentrale
Rechnungszuschläge (Festbetrag oder Prozentual)
(bisher nicht erweiterbar)
Textvorlagen für:
- Verträge
- Anschlussgebühren
- Quittungen für
ausgehändigte Materialien
- Bestellformulare
- Angebotsvorlagen
- Mahntexte
- Rechnungs- und
Gutschriftsvorlagen
- Mailingtexte
- Arbeitsverträge (editierbar)
Anlegen und Verwalten digitale Signatur für PDF
Rechnungen
4.2.6 Auftragsstatistiken allgemein
- Mandantenbezogen (Vergleich der Mandanten) und
Einzelansicht des Mandaten mit
Details
- Auftrag/Umsatz Gegenüberstellung der Mandanten
(Rechnungssummen)
- Grafische Balkendiagramme
- Selektierung nach
Zeiträumen
- Umrechnung
Durchschnittsauftragswerte und -anzahl auf Tag/Monat/Jahr
- Auftragsstatistik
nach Anteil der Aufträge bestimmter Produkte in absoluten Zahlen
(Auftragsanzahl und
Auftragssummen) und prozentualen Werten (Veränderung in
Prozent und Absolut)
- Auftrags- und
Umsatzentwicklung von Kunden (Monatsübersicht über 12 Monate) mit
Veränderung in %
bezogen auf die letzten zwei vollen Monate der Auswertung,
Sortierung nach
diesen %-Werten
- Overnightstatistik, Margenübersicht Umsatz
abzgl. Kosten für Linie, Auslieferung und
Abholung sowie Kundenrabatte - Gesamtumsatz
(Kundenrabatte in Abzug bringen)
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4.2.7 Qualitätscheck (z.T. erweiterter Umfang)
- Mandantenbezogen
(Vergleich der Mandanten) und Einzelansicht des Mandaten mit
Details
- Qualitätsstatistik
durchschnittliche Zeiten bis zur Vermittlung Abholung
und
Erledigung
von Direkt- und Standardaufträgen. Produkte die diesem Check
unterzogen werden sollen, sind
in der Produktdefinition entsprechend markiert.
- Suche nach
Aufträgen mit besonders langen Servicezeiten
4.2.8 Logfunktion (neu)
I
m System
durchgreifend sollen auftragsbezogen alle Aktivitäten der User geloggt werden
und ausgewertet werden
können. Nach Abschluss und Bezahlung des Auftrages können die
Logs
in das Archiv verschoben werden.
4.2.9 Zugriff des Systemadministrators
Zugriff des
Systemadministrators auf alle Bereiche über webbasierte Oberfläche
4.2.10 Verwaltung Bestellwesen (neu)
I
ntegriertes kompaktes
Shopsystem für Franchisenehmer oder Filialen, um Verbrauchs- und
Werbematerialien
zu bestellen.
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4.3 Mandantenbereich
4.3.1 Mitarbeiterverwaltung
- Anlegen,
bearbeiten, aktivieren, deaktivieren eines Mitarbeiters
- Generierung von Zugangsdaten (User, Passwort
usw.)
- Berechtigungsstruktur für alle wesentlichen
Module
- Provisionen Vertriebsmitarbeiter
4.3.2 Filialverwaltung (neu)
- Anlegen,
bearbeiten, aktivieren, deaktivieren einer Filiale
- Generierung von
Zugangsdaten (User, Passwort usw.)
- Stammdaten der
Filiale
- Konditionsvorgaben
für Fahrerabrechnungen und Verträge
-
Rechteeinstellungen der Filiale, die Rechtevergabe muß durch ein durchgängiges,
nachhaltiges Sicherheitskonzept
unterlegt werden, welches unbefugten Zugriff von
Dritten oder Mitarbeitern verhindert
- Anlegen von
weiteren Administratoren inkl. Rechtemanagement der Obergruppen
-
Endgeräteverwaltung Funknummer, Rufnummer, Kartennummer, IMEI,
Gerätebezeichnung,
Modell, Seriennummer, Fahrerzuordnung, Status (im Einsatz,
defekt, in der Zentrale)
4.3.3 Preislisten
- einrichten
von Preiszonen/Bezirke (nach PLZ, eine PLZ kann auch in mehreren
Bezirken verzeichnet
sein)
- Es müssen
Standardpreislisten nach Zonen (Stadtbezirk zu Stadtbezirk) + Zuschläge
für große Fahrzeuge,
km-Tarife für Ferntouren, Overnighttarife (Grundpreis,
Zuschläge für
Termine, Gewichtszuschläge und ähnliches), km-Tarife für
Umlandtransporte
zzgl. Anfahrtspauschale hinterlegt werden können
- Lernfähigkeit von Strecken Zone zu Orten in
Umland oder auf Ferntouren
(pauschalierte Strecken
Hauptort zu Hauptort)
- Angabe eines
festen Fahreranteils für bestimmte Produkte
4.3.4 Kundenverwaltung
- Anlegen, bearbeiten,
aktivieren, deaktivieren eines Kunden
- Generierung von Zugangsdaten (User, Passwort
usw.)
- Kd.-Nummer
- Firmierung
- Anschrift und
abweichende Rechnungsanschrift
- unterschiedliche
Ansprechpartner mit Rufnummern und Email-Adressen
- Zugehörigkeit zu
einer Preiszone
- Tarife für unterschiedliche Produkte bezogen auf
Standardpreise (+/- Wert als Zahl
oder Prozent) je Produkt
- Genereller
Rechnungsrabatt als Rabatt
- Rabatt direkt auf Rechnung oder
separater Gutschrift
- Skonto nach Tagen
- Zahlungsart und –ziele
- Sperrvermerk
- Listenzahler oder Standard
-
Abrechnungsintervall (Sammelrechnung oder
Einzelrechnung, 14tägig, monatlich,
täglich)
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- Lieferscheinkunde
ja/nein (Vorabdruck der Rechnung)
- Mahnung ja / nein
- Notiz / Allgemein
- Notiz / Verkauf
- Zuordnung Vertriebsmitarbeiter Kurieraufträge
- Zuordnung Vertriebsmitarbeiter Overnight
- Auftragshistorie
- VIP-Status, der in
der Auftragsannahme- und Dispositionsmaske ist
- Rechnungsspezifische Zuschläge für Diesel, Maut,
Porti/Papiere-
- Dokumentenablage
- Kundenspezifischer Preislistendruck
- Hinterlegung Auftragsvorlagen (regelmäßige
Aufträge)
- Rechnung per Post oder
E-Mail
- Mahnung per E-Mail oder
Post
4.3.5 Faktura
Grundsätzlich
beziehen sich alle Vorgänge wie Rechnungen, Gutschriften, Stornos,
Fahrergutschriften,
Provisionen usw. immer auf die Auftragsnummer!
Jeder Vorgang der
kundenseitig ausgelöst wird, muss auch immer mit in die
Fahrergutschriften
und Provisionsberechnungen mit einbezogen werden.
4.3.5.1 Rechnungslegung Kunden
- Rechnungsstellung von Mandanten zentral für alle
Filialen
-
Rechnungsintervalle monatlich, 14tägig, täglich oder
Barzahlung je nach hinterlegtem
Rechnungsintervall
des Kunden
- Rechnungslegung
nach Mindestrechnungsbetrag
- Rechnungsdruck
auftragsbezogen sofort, Rechnungsdatum
muss manuell
eingegeben werden können, Vorgabe aktuelles Datum
- Standardkunden und Lieferscheinkunden
-
Barzahlungsrechnungen nur generieren, nicht automatisch drucken.
- Auslösung des
Rechnungslaufs auf Drucker (alternativ Erzeugung PDF Rechnung)
- Auslösung
Rechnungslauf per E-Mail mit Generierung der PDF Rechnung bis
zu
einem bestimmten Datum.
Rechnungsdatum muss manuell eingegeben werden
können, Vorgabe aktuelles
Datum
- Rechnungsformular
siehe Anlage, Bezug auf Mandanteneinstellungen bis zu
einem
bestimmten Datum.
Rechnungsdatum muss manuell eingegeben werden können,
Vorgabe aktuelles
Datum
Rechnungen
dürfen nicht editierbar sein, können nur durch Gutschrift geändert werden.
Nach Rechnungslegung
dürfen Aufträge ebenfalls nicht mehr editierbar sein, lediglich bis
zur Fahrerabrechung
kann die Fahrernummer geändert werden. Nach erfolgter
Fahrerabrechnung
geht dies nicht mehr.
4.3.5.2 Kundengutschriften
Nachträgliche Rabattgutschrift:
- bezieht sich auf eine bestimmte Rechnung prozentual auf
den Gesamtbetrag (netto),
- separater Ausdruck
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Gutschrift bezogen
auf eine Rechnung mit Änderungsmöglichkeit der Positionen
- Aufruf der Rechnung
-
Umwandlung von allen Positionen in eine Gutschrift (Rechnungsbetrag komplett
wandeln in Gutschrift)
- Umwandlung
einzelner Positionen in eine Gutschrift mit Möglichkeit Teilbeträge
gutzuschreiben
- Beim Abschluss der
Gutschrift Frage, ob der Auftrag einem anderen Kunden neu
zugewiesen werden soll –
Auftragsnummer bleibt erhalten,
wenn ja:
dann wird der Auftrag
unter der neuen Kundennummer zur Rechnungsstellung
freigegeben
wenn nein:
dann, kann der Auftrag
wieder editiert und manuell zur Rechnungsstellung
freigegeben werden.
- Erstellen von
kompletten Rechnungsstornos (mit Auftragsstorno)
4.3.5.3 Rechnungsausgangsbuch
Liste aller
buchhaltungsrelevanten kundenbezogenen Buchungen wie
- Rechnungen
- Gutschriften
- Rechnungsstornos
- Ausbuchungen
(Skontobeträge)
- Gesamt- und
filialbezogen
Rechnungen
erscheinen als Positivbetrag, Gutschriften als
Negativbetrag (rot). Angaben
in der Listenansicht:
- Rechnungsnummer
- Belegart
(RN/GU/ST/SK/BZ)
- Datum
- Kundennummer
- Kundenname (Firma)
- Skonto % +
Skontobetrag
- Buchungstext
- Nettobetrag
- Mwst-Betrag
- Bruttobetrag
- Gesamtsummen
saldiert
Nachträglicher Druck
von Rechnungen
4.3.5.4 Fahrergutschriften
In den
Fahrergutschriften werden nur Positionen gebucht, die bereits an Kunden
fakturiert wurden
(Rechnung/Gutschrift/Rechnungsstorno wurde gedruckt).
Gutschrifterstellung
bis zu einem bestimmten Datum. Gutschriftdatum muss
manuell
eingegeben werden können,
Vorgabe aktuelles Datum.
Die Fahrergutschrift
gliedert sich wie folgt:
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- provisionsfreie
Fahrten
Aufträge von nicht
eigenen (vertragschließenden) Mandanten
- provisionspflichtige
Fahrten, Aufträge vom eigenen (vertragschließenden)
Mandanten, normale
Auftragsfahrten
- Saldo aus beiden
Positionen zzgl. Mwst. gleich Summe.
- Abzüglich bereits
bar erhaltene Auftragssummen (Summe Barzahlungsaufträge)
Abzüglich der im
Fahrerstamm hinterlegten Leistungen, gegliedert nach
umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien
Leistungen mit Zwischensalden, sowie
freien Positionen in
beiden Bereichen zur manuellen Nacherfassung. Positionen einzeln
immer mit Nettobetrag, Mwst. Betrag, Bruttobetrag ausweisen und
speichern sowie
Abzug
von Kautionen wie in den Fahrerstammdaten hinterlegt.
4.3.5.5 DATEV Schnittstelle (neu)
- Export der Salden
zu DATEV aus dem Rechnungsausgangsbuch
- Fahrergutschriften
als Einzelpositionen exportieren (Splittbuchung)
bezogen auf
Kreditorennummer des
Fahrers
4.3.6 OP-Verwaltung
- Suchfunktion nach
RN-Nummer, Datum, Auftragsnummer, Kundennummer, Firma,
Betrag Brutto von
bis
-
Wildcat-Suchfunktionen in allen Feldern außer Betrag
(Beispiel: Suche
nach Schenker = *enk*)
- Offene Posten
Verwaltung mit der Möglichkeit mehrere Teilbuchungen für
eine Rechnung
vorzunehmen (bei Teilzahlung)
- automatisierte
Gegenbuchung von Gutschriften
- Ausbuchungen mit
Vermerk im Rechnungsausgangsbuch als negativem
Rechnungsbetrag bei
Nichtdurchsetzbarkeit von Forderungen oder Skonto
- Sperrvermerk für
schlechte Zahler mit Selektion Änderung der Zahlungsart
- Detaillierte
kundenbezogene Historie und Übersichten über offene Posten und
abgeschlossene Vorgänge
- Druck von OP
Listen mit Eingrenzung von Zeiträumen, Beträgen und Mahnstufen
- Automatisierter
Mahnlauf, Standardtexte aus Systemverwaltung, E-Mail Mahnungen
als PDF Anhang.
- Notizfunktion
rechnungsbezogen um z.B. Gesprächsnotizen abzulegen
4.3.7Statistiken
4.3.7.1 Statistik allgemein
- Filialbezogen
(Vergleich der Filialen des eigenen Mandanten) und Einzelansicht der
Filiale mit Details
- Auftrag/Umsatz
Gegenüberstellung der Filialen (Rechnungssummen)
- Grafische
Balkendiagramme
- Selektierung nach
Zeiträumen
- Umrechnung
Durchschnittsauftragswerte und -anzahl auf Tag/Monat/Jahr
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- Auftragsstatistik
nach Anteil der Aufträge bestimmter Produkte in absoluten Zahlen
(Auftragsanzahl und
Auftragssummen) und prozentualen Werten (Veränderung in
Prozent und Absolut)
- Auftrags- und
Umsatzentwicklung von Kunden (Monatsübersicht über 12 Monate) mit
Veränderung in %
bezogen auf die letzten zwei vollen Monate der Auswertung,
Sortierung nach
diesen %-Werten
-
Overnightstatistik, Margenübersicht Umsatz abzgl. Kosten für Linie,
Auslieferung und
Abholung sowie
Kundenrabatte - Gesamtumsatz (Kundenrabatte in Abzug bringen)
-
Fahrergutschriftstatistik unter Berücksichtigung der Gutschriftbeträge und
gegen
gebuchten Rechnungsbeträge
detailliert nach Leistungsarten mit folgenden Feldern:
Gutschrift-Nr.,
Datum, Fahrer-Nr., Funknummer, Gutschriftbetrag (netto), Abzüge für
Verwaltung,
Provisionen, Funkmieten, sonstige vordefinierte Leistungsarten.
Zusammenfassung
sonstiger Abzüge, Umsatzsteuerfreie Abzüge,
Auszahlungsbetrag,
Gesamtsummen.
- Provisionsauswertung Vertriebsmitarbeiter
(Margenberechnung für Kunden unter
Berücksichtigung Skonti und Nachlässe)
- Auswertung Aufträge mit abweichendem Preisanteil
für Unternehmer mit
Suchfunktion
- Mitarbeiterstatistik (wer nimmt wie viele
Aufträge an, Anzahl an Stornos bei den
Aufträgen eines Mitarbeiters)
-
Fahrerauftragsstatistik für bestimmte Zeiträume mit Angaben über Funknummer,
Fahrernummer,
Fahrzeugtyp, Anzahl der Aufträge und Umsatz gegliedert nach
Produkten
(Fahreranteil), Saldo Auftragsanzahl und Umsatz Fahreranteil, Uhrzeit
erster Auftrag des
Zeitraums, Uhrzeit letzte Auftrag des Zeitraums, Einzelsummen
der Übersicht im Saldo
für alle ausgewählten Fahrer.
4.3.7.2 Qualitätscheck
- Filialbezogen
(Vergleich der Mandanten) und Einzelansicht des Mandaten mit Details
- Qualitätsstatistik
durchschnittliche Zeiten bis zur Vermittlung Abholung
und
Erledigung
von Direkt- und Standardaufträgen. Produkte die diesem Check
unterzogen werden sollen, sind
in der Produktdefinition entsprechend markiert.
- Suche nach
Aufträgen mit besonders langen Servicezeiten
Seite 17
4.4 Filialbereich
4.4.1 Fahrerstammdaten
Hier werden alle
relevanten Fahrerdaten (Transportunternehmer) verwaltet. Der Bereich
gliedert sich in 4 Bereiche:
Allgemeine
Stammdaten
- Fahrernummer
(Systemvergeben)
- Zuordnung zur Filiale
- Vorname, Name
- Zusatz
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Telefon 1-3, Fax,
E-Mail
- Kreditorennummer
(manuelle Vergabe)
- Steuernummer
- Bankverbindung
- Notizfeld
- Status aktiv,
gekündigt, inaktiv
- Fahrzeugtyp
- Laderaummaße L/B/H
- Zulässige Zuladung
in kg
- Kennzeichen
- Palettenplätze
- Notiz Fahrerliste
Hardware / mobile
Endgeräte
- Zuordnung der
Funknummer + Filialzusatz
- Zugehöriges
Endgerät aus der Hardwareverwaltung
Abrechnung
- Anschlussgebühr
- Kaution mit
Ratenzahlungsmöglichkeit, automatischer Abzug auf Fahrergutschrift,
Speicherung des
Rechnungsdatum und RN-Nummer
- Provision aus den
Provisionsmodellen, Höhe editierbar
- Funkmieten
- Werbevergütung
ja/nein und Höhe
- Sonstige
Forderungen (5 Felder)
Vertragsdaten
-
Unternehmervertrag:
Vertragsbeginn,
Vertragsende, Übernahme Provisionsdaten sowie andere
vereinbarten Leistungsdaten
außer Funk. Druckfunktion des Vertrages
-
Hardwareüberlassungsvertrag:
Vertragsbeginn,
Vertragsende, Übernahme Hardwaredaten und vereinbarte Miete.
Vertragstexte
aus der Systemverwaltung ziehen. Druckfunktion Vertrag
drucken.
Seite 18
4.4.1.1 Suchfunktion
Generell soll in allen Feldern eine Bereichssuche sowie eine Mehrfachbelegung
von
verschiedenen Suchfeldern möglich
sein. Suche nach mehreren spezifischen
Datensätzen (z.B.
Fahrernummer: 201, 306, 358)
Suche im Fahrerstamm
nach:
- Fahrernummer
- Funknummer
- Vorname
- Nachname
- Datum
Hardwareaushändigung
- Fahrzeugtyp
- Kennzeichen
- Status
- Datum U-Vertrag
Abschluss
- Datum U-Vertrag
Kündigung
- Werbung ja/nein
4.4.1.2 Drucklistenfunktion
- Fahrerstatus mit „A“ für Druckausgabe sperren
- Druck Dispoliste
nur aktive Fahrer ohne „A“ Ausschluss mit folgenden
Daten:
Funknr., Fahrzeugtyp, Name,
Telefon, Handy, Wohnort, Palettenstellplätze,
Zuladung, Notiz
Fahrerliste + großes Notizfeld
- Druck
Neufahrerliste mit den 10 jüngsten Fahrern nach Vertragsabschluß mit
folgenden Daten: Funknr.,
Fahrzeugtyp, Name, Telefon, Handy, Wohnort,
Palettenstellplätze,
Zuladung, Notiz Fahrerliste + großes Notizfeld,
entssprechende Auswahl der Felder
- Individuelle
Zusammenstellung von Listen mit Druckfunktion
4.4.2 Auftragsbearbeitung / Disposition
4.4.2.1 Auftragsstati
- Aufträge, die nicht sofort zur Vermittlung anstehen, müssen einen
Status
„Vorbestellung“ erhalten
- Sofort zur
Vermittlung anstehende Aufträge müssen auf Disposition gesetzt
werden
- weitere
Stati: Vermittelt, Erledigt, Berechnung
- erledigte
Aufträge werden noch einmal endgültig kontrolliert, ggf. ergänzt
und
dann zur Berechnung
freigegeben
- Status: Bezahlt,
wenn Auftrag bezahlt und somit endgültig abgeschlossen ist
4.4.2.2 Auftragserfassung
Es geht generell um
die Erfassung von Kurier-, Overnight,- Logistik- und
Sammelgutaufträgen,
folgende Daten müssen erfasst werden:
- Auftragsannahme
Datum/Uhrzeit (wird vom System gesetzt Speicherzeit)
- Auftragsausführung
Datum / Uhrzeit (wird vom System gesetzt Speicherzeit,
jedoch editierbar)
- Mitarbeiterkürzel
Seite 19
- Absender und
Empfänger (Name, Anschrift, Telefonnummer), eventuell
mehrere Empfänger für
Folgefahrten
- Auftraggeber und
Zahler
- Produkte siehe
4.2.5
- Fahrzeugtyp
- Beschreibung der
Ware (Anzahl Packstücke, Maße, Gewicht)
- Kennzeichnung
Tourart
- mehrere
Preisfelder: Grundpreis, Zuschläge frei definierbar aber auch mit
mehreren voreingestellten
Auswahlfeldern,
- Umsatzsteuerfreie Preisfelder (für Auslagen
etc.)
- Funknummer des
Fahrers
- Preisanteil
fahrender Unternehmer (als Festbetrag oder prozentual
vom
Auftragswert)
- Interne Notiz (nur
Bildschirmausgabe für Disposition)
- Tournotiz (nur
Bildschirmausgabe für Disposition)
- Kundenreferenz für
Rechnungsdruck Kunden
- Name des Bestellers
- Eingabe
zusätzliche Stundenberechnung mit Stundensatz und automatischer
Berechnung
- Eingabe
zusätzliche km Berechnung mit km Satz aus Systemeinstellung und
automatischer Berechnung
- Freifelder
(vordefiniert) für Zusatzleistungen mit Preis
steuerfrei
- Freifelder
(vordefiniert) für Zusatzleistungen mit Preis
steuerpflichtig
- Gesamtberechnung:
Summe netto 1, abzüglich auftragsbezogener Rabatt,
gleich Summe netto 2,
zzgl. Mwst., Gesamt Brutto zzgl. Umsatzsteuer freie
Leistungen
- Eingabe
Fahreranteil in Prozent, in EUR oder Festpreis (ist
der Preis der in
der Fahrergutschrift
bzw. im Clearing berücksichtigt wird)
- Zahlungsart aus
Kundenvorgaben (editierbar)
- Inkasso ja/nein
- Alle Felder
automatische Berechnung, zusätzlich Taste für manuelle
Aktualisierung der
Preisfelder
- Übergabe an Rollkarte
4.4.2.3 Rollkarte
Möglichkeit der
Übergabe von Sendungen an Overnightlinienanbieter (vordefiniert in
Systemdaten) oder an bestimmte Fahrer für Sammelauslieferungen oder
andere
Mandanten/Filialen
Zusammenfassung von
Aufträgen (Auslieferanschriften) auf Rollkarten mit
Beeinflussung der
Auslieferreihenfolge und Zuteilung an bestimmte
Unternehmer
manuell oder durch Scannung
der an den Fahrer übergebenen Sendungen,
Preisvergabe für
diese Auslieferungen (als Auftrag anlegen).
Sortierung
der Wegepunkte nach unterschiedlichen Kriterien wie z.B. Postleitzahlen.
4.4.2.4 Festtouren
Regelmäßig
wiederkehrende Festtransporte, die an bestimmten
Wochentagen zu
bestimmten Zeiten für
bestimmte Kunden stattfinden und automatisiert in die
Auftragsdisposition
gestellt werden.
Seite 20
4.4.3 Disposition
- Anzeige aller zur
Vermittlung anstehenden Aufträge
- Kennzeichnung von
VIP Aufträgen
- Sortierung nach
Tagesaktuell (alle Aufträge die für den Tag anstehen),
Zeitaktuell
(Aufträge innerhalb der nächsten Stunde) und nach
Vorbestellungen
- Kennzeichnung und
Sortierung nach Vorbestellungen
- Angaben in der
Listenansicht: Auftragsnummer, Datum / Uhrzeit
(Ausführungszeit),
Tourart, Produkt, Fahrzeugtyp, Standort + verfügbare
Fahrzeuge am
Standort, Auftraggeber, von (Plz, Ort, Bezirk, Str.)
nach (Plz,
Ort, Bezirk, Str.),
interne Auftragsnotiz
- farbliche Kennzeichnung anstehender Aufträge nach
Restzeit bei
Vorbestellungen bzw. abgelaufener Zeit für
Sofortaufträge für bestimmte
Auftragsarten
- Direktlink zur
Auftragserfassung
- Direktlink in
Vermittlungsmaske
- Sperranzeige wenn
ein Datensatz bereits von einem anderen Mitarbeiter
bearbeitet wird
4.4.3.1 Vermittlungsmaske
- Anzeige aller
wichtigen Informationen zum Auftrag ohne Editiermöglichkeit
- Zuordnung eines
Fahrers
- Plausibilitätsprüfung
für das gewählte Fahrzeug mit Warnmeldung
- Anzeige im
Fahrzeug befindlicher Aufträge des gewählten Fahrers mit
Produktart
- Anzeige
Fahrerliste mit Status der Verfügbarkeit und Fahrzeugart,
Funknummer,
Standort, Freimeldezeit
Auftragsvermittlung:
- Kann manuell
erfolgen durch Klick , dann Übergabe in Status
vermittelt
-
Fahrer bestätigt per
mobiles Endgerät, danach erfolgt Änderung Status
vermittelt.
- Kennzeichnung „wir
an Fahrer gesendet“ oder „Fahrer meldet sich nicht“
4.4.3.2 Vermittelte Aufträge
- Listenanzeige wie
Dispositionsliste, zusätzlich Funknummer des Fahrers der
den Auftrag ausgeführt
hat
- Auftrag manuell als erledigt markieren, dann Übergabe in Tourenkontrolle
- Bei mobilen
Endgerät digitale Rückmeldung und Übergabe in Tourenkontrolle
- Rückmeldung mit
Angabe Empfänger und Datum/Uhrzeit
4.4.4 Tourenkontrolle
4.4.4.3.1 Listenansicht
- zeigt
alle erledigten Aufträge an, die aus der Maske „vermittelte Aufträge“
übergeben wurden (zu Beginn
eines neuen Arbeitstages werden automatisch
alle vermittelten
Aufträge des Vortages an die Tourenkontrolle übergeben).
Seite 21
- Suchfunktionen
nach allen relevanten Auftragsdaten inkl.
Preisinformationen,
Rabatte,
Rechnungsnummern usw.., Fahrerzuordnungen, Fahrer-
Gutschriftnummern,
Mitarbeiter, Inkasso, Start- Zwischen- und Endpunkte,
Produktarten …
- Listenansicht mit
Auftragsnummer, Datum/Zeit der Ausführung, Status,
Zahlkunde, Von
(Plz/Ort, Bezirk) nach (Plz/Ort, Bezirk), Funknummer,
Fahrzeugart,
Mitarbeiterkürzel
- Link direkt in die
Maske Auftragserfassung mit Editierfunktion mit Übergabe
zur Rechnungslegung
4.4.4.3.2 Tourenliste Fahrer
Ausdruck der
Tourenlisten für Fahrer eines bestimmten Zeitraums mit Angaben über
Auftragsnummer,
Kunde, Betrag zur Vorabkontrolle der Fahrergutschrift. Hier werden
nur Aufträge
berücksichtigt die zur Berechnung freigegeben bzw. bereits
berechnet
wurden.
4.4.5 Standplatzregelungen
- Einrichtung von
Standplätzen nach Preiszonen, mehrere können zu einem Standplatz
zusammengefasst werden.
- Fahrer sollen sich
auf bestimmten Standplätzen frei melden können, so dass hier
eine teilautomatisierte
Auftragsvergabe erfolgen kann.
- Liegt ein Auftrag
aus einem Gebiet vor, in dem ein Fahrer frei gemeldet ist,
wird in der
Disposition
dieser Fahrer vorgeschlagen. Der Vorschlag erfolgt in der Reihenfolge
der zeitlichen
Freimeldungen und unter Berücksichtigung des Fahrzeugtyps der
Fahrer.
- Eventuelle
automatische Übermittlung der Freimeldung und des Standortes über
mobiles Endgerät.
Seite 22
4.5 Fahrer
Auftragsübermittlung
an mobile Endgeräte
Programmiert werden
soll eine kleine Java-Anwendung zur Verwaltung tagesaktueller
Aufträge, die der
Fahrer an seinem BlackBerry starten kann:
- Listenansicht mit
Übersicht aller tagesaktuellen Aufträge mit farblicher
Kennzeichnung des
Status
- Aufruf direkt
durch Scrollfunktion mit Menüauswahl: Detailansicht, bestätigen,
abgeholt, ausgeliefert mit
Veränderungen am Auftrag, ausgeliefert ohne
Veränderungen
- Eingabe
Empfängername mit Datum Uhrzeit
- Nach Betätigung
des Menüpunktes „ausgeliefert ohne Veränderungen“
automatische
Freigabe des
Auftrages zur Berechnung
Alle Daten werden
mit Abgleich über E-Mail Push permanent wie Live
abgeglichen und die
Zeiten
gespeichert.
Mit Hilfe von
Scannern auf Windows CE Basis sollen diese Aktualisierungsvorgänge
zukünftig noch weiter
erleichtert werden.
Seite 23
4.6.1 Kundenbereich
4.6.1.2 Online Kundenzugang
- Kunden sollen Online mit Passwortzugang Aufträge erteilen können, für
diese
Aufträge sollen
Frachtbriefe (mit Barcode) beim Kunden und Versandlisten erstellt
werden können
- Einsicht in seine
Auftrags- und Rechnungshistorie
- Download von
Rechnungen als PDF
4.6.1.2 Sendungsverfolgung im Internet für Kunden.
- die Stati sollen
für den Kunden im Internet mit Uhrzeit sichtbar gemacht werden.
- Frei zugänglich
ohne Login nur durch Eingabe der Auftragsnummer
Seite 24
5. Zusatzsysteme und Erweiterungen für die Zukunft
Standortbestimmung Fahrer/Fracht:
Die graphische
Darstellung der Standorte übernimmt die Firma Presentec. Diese Darstellung
wird in einem Browser
realisiert (Java-Applet). Der Kunde und die Filialen können über die
API
diese aufrufen und auswerten. Schnittstellen sollte Presentec dafür zur
Verfügung
stellen.
6. Systemtechnische Anforderungen
Zugriffsschema :
Die API regelt alle
Zugriffe und Abläufe des Systems. Als Programmiersprache kommen nur
serverseitige Programmiersprachen
in Frage. Hierbei sind zu nennen:
- PHP
- Perl
- .Net 2.0 (Windows Betriebssystem notwendig)
- ASP (Windows Betriebssystem notwendig)
Die Entscheidung
welche Programmiersprache verwendet wird liegt bei der Wahl des
Betriebssystems und
der Datenbank und vor allem, welche Sprache geläufiger ist.
Wesentliche Vor- und
Nachteile sind nicht zu nennen. Die Programmierung und
die Struktur
der API richtet sich
nach dem Lasten / Pflichtenheft. Es sollte eine modulare,
objektorientierte Programmierung
angewendet werden, um spätere Erweiterungen zu
erleichtern.
Internet
Server
Verwaltungsoberflächen
(Browser)
Abstraktionsschicht (API)
Datenbank
Kundenportal
(Browser)
Standortbestimmung der Fahrer/Fracht
(Presenttec)
Mobile Endgeräte
(Embedded Systems)
Fahrer
Mandanten / Filialen
Kunden
Seite 25
Datenbank:
Als Datenbank kommt
wesentlich in Betracht:
- Mysql
- Ms-sql (Windows Betriebssystem notwendig)
- Oracle
Jede Datenbank hat
seine Vor – und Nachteile. Leistungsfähig sind alle
und die Wahl wird
sich wesentlich nach dem
verwendeten Betriebssystem und der Programmiersprache
richten.
Die Struktur der
Datenbank orientiert sich an der Vorlage von Flexpress
3.0 und den im
Lasten- /
Pflichtenheft definierten Anforderungen.
6.1 Servertechnik
Der
Server sollte eine direkte Anbindung ans Internet haben. (min. >100 Mbit)
Die Hardware
sollte den Zugriffszahlen
der Benutzer ständig angepasst werden.
Als
Startkonfiguration wird empfohlen:
- 64 Bit Dual Core Server CPU (> 3 Ghz)
- Min. 4 GB RAM
- Redundantes Raidsystem
- Linux 64 Bit oder Windows 2003 Server
- Datenbankserver
- Webserver
Bei der
Konfiguration sind verschiedene Cache Möglichkeiten
unbedingt zu nutzen,
da es oft zu
wiederholenden Abläufen/Abfragen kommt. Bei steigenden Zugriffszahlen kann
es erforderlich sein
den Datenbank- und Webserver physikalisch zu trennen, weitere
Maßnahmen wie z.B.
Load Balancing zwischen mehreren Servern kann und sollte realisiert
werden wenn sich mit.
Die Wahl des
Betriebssystem sollte unter den Gesichtspunkten:
- Kompatibilität zu der verwendeten Programmiersprache /Datenbank
- Eingriffsmöglichkeiten
- Wartung
- Preis / Leistung
- Geschwindigkeit
-
gewählt werden.
Seite 26
7. Sonstige Anforderungen
7.1 Verwaltungsoberflächen:
Als
Verwaltungsoberfläche eignet sich ein Browser aus verschiedenen Gründen am
Besten.
In erster Linie ist hier die Systemunabhängigkeit zu nennen. Browser sind auf allen gängigen
Betriebssystemen
vorhanden. Man könnte auch Betriebssystemabhängige Clients
verwenden, dann ist man aber
an ein Betriebssystem gebunden oder man müsste die
Clients auf verschiedene Systeme
portieren. Ein weiterer Punkt ist, dass diese Clients
auch
in ein vorhandenes
Sicherheitskonzept des lokalen Netzwerks integriert werden müssen, im
Gegensatz zu den
Browsern die meistens schon integriert sind. Die
Verwaltungsoberflächen
sollen nach dem Vorbild
von Flexpress 3.0 gestaltet werden, um eine Einarbeitungszeit der
Stammmitarbeiter
zu vermeiden.
7.2 Mobile Endgeräte:
Als mobile Endgeräte
werden derzeit sog. Blackberry eingesetzt. Den Fahrern
können über
diese, Aufträge
zugewiesen, storniert und auch abgeschlossen werden. Dieses wird realisiert
über
Email-Benachrichtung die der Fahrer auswerten und auch senden muss. In Zukunft
sollen Scanner zum Einsatz
kommen die automatisch diese Vorgänge abwickeln. Die
Standortbestimmung
des Fahrers / Fracht wird ebenfalls über diese Geräte realisiert.
vornehmen.
7.3 Dokumentationen
Es ist eine ausreichende Dokumentation zu erstellen und zu
pflegen.
7.4 Testbetrieb und Abnahme
Vor Live Schaltung
des Systems erfolgt ein Testbetrieb und die Abnahme durch das
Unternehmen. Eventuelle Fehler sind vor Live Schaltung zu beheben. Mit Abnahme des
Projektes sind alle Aufgaben dieses Lastenheftes fertig zu stellen.
7.5 Pflege und Aktualisierung
Eine
langfristige Betreuung des Systems wird gewünscht. Der Aufwand wird nach
angefallenen Stunden vergütet.
Eine Pauschale als Wartungsvertrag bitte im Angebot
unterbreiten.
7.6 Anlagen und Sceenshots
I
n der Anlage sind
Screenshots aller relevanten Bereiche der bestehenden Anwendung
beigefügt die als Anhalt für
die Gestaltung der Oberfläche sowie den Funktionen dienen soll.
Seite 27
8. Auftraggeber
Flexpress
Verwaltungs GmbH
Heerstraße 71
D 14055
Geschäftsführer:
Ekatherina Köhler
8.1 Ansprechpartner
Flexpress
Verwaltungs GmbH
Felix Köhler
Tel.: +49-30-30 30
12 12
Fax: +49-30-30 30 12
12
Web:
www.flexpress-logistik.de
9 Pflichtenheftabgabe
Die Abgabe des
Pflichtenheftes soll erfolgen bis: 12.08..2006
9.1 Angebotsabgabe
Mit dem
Pflichtenheft wird auch ein entsprechendes Angebot mit einem umsetzbaren
Zeitplan
erwartet.
9.2 Auftragserteilung
Die
Auftragserteilung erfolgt schriftlich nach Prüfung aller Angebote
9.3 Starttermin für die Umsetzungsphase
Voraussichtlich
01.09.2006
Seite 28
Anlage 1 – Stammdatenmaske
Seite 29
Anlage 2 – Kundenstatistik / Umsatz
Seite 30
Anlage 3 – Kundenstatistik gruppiert
Seite 31
Anlage 4 – Kennzahlenstatistik Teil 1
Seite 32
Anlage 5 – Kennzahlenstatistik Teil 2
Seite 33
Anlage 6 – Mitarbeiterstammdaten
Seite 34
Anlage 7 – Verwaltung Funkgeräte
Seite 35
Anlage 8 – Postleitzahlen / Preiszonenverwaltung
Seite 36
Anlage 9 – Postleitzahlen /
Standplatzverwaltung
Seite 37
Anlage 10 – Postleitzahlen /
Umlandzuordnung
Seite 38
Anlage 11 – Neueingabe von PLZ
Seite 39
Anlage 12 – Kundenstammdaten / Teil 1
Seite 40
Anlage 13 – Kundenstammdaten / Teil 2
Seite 41
Anlage 14 – Kundenstammdaten / Teil 3
Seite 42
Anlage 15 – Kundenstammdaten / Teil 4
Seite 43
Anlage 16 – Suchfunktion im
Kundenstamm
Seite 44
Anlage 17 – Preiserfassung
Stadtpreise
Seite 45
Anlage 18 – Preiserfassung Umlandpreise
Seite 46
Anlage 19 – Druckliste
Fahrergutschriften (vor Archivierung sind
Fahrergutschriften
editierbar)
Seite 47
Anlage 20 – Deckblatt
Fahrergutschrift (bisher nur provisionspflichtige Umsätze)
Seite 48
Anlage 21 – Fahrergutschrift Anhang
Seite 49
Anlage 22 – Fahrergutschriften
erstellen / Datumsauswahl
Seite 50
Anlage 23 – Fahrerstammdaten
Seite 51
Anlage 24 – Fahrerstammdaten / Teil 2
Seite 52
Anlage 25 – Fahrerstammdaten – Teil 3
Seite 53
Anlage 26 – Fahrerstammdaten / Teil 4
Seite 54
Anlage 27 –
Fahrergutschriftsstatistik
Seite 55
Anlage 28 – Beispiel 1
Fahrerlistendruck
Seite 56
Anlage 29 – Beispiel 2
Fahrerlistendruck
Seite 57
Anlage 30 – Fahrerstatistik
Seite 58
Anlage 31 – Auftragsannahmemaske
Seite 59
Anlage 32 – Storno eines Auftrages
nur mit Begründung möglich
Seite 60
Anlage 33 – Auftragssuche (auch
Bereichseingabe möglich)
Seite 61
Anlage 34 – Dispositionsliste
Seite 62
Anlage 35 – Vermittlungsmaske
Seite 63
Anlage 36 – Liste „vermittelte
Aufträge“
Seite 64
Anlage 37 – Auftrag aus Liste „vermittelte
Aufträge“ zurück in die Disposition stellen
Seite 65
Anlage 38 – Auftrag aus Liste „vermittelte
Aufträge“ auf erledigt setzen
Seite 66
Anlage 39 – Tourenkontrolle
Gesamtliste
Seite 67
Anlage 40 – Suchmaske „Auftragssuche“ Bereichssuche in allen Feldern möglich
Seite 68
Anlage 41 – Rollkarte aus
ausgewählten Aufträgen
Seite 69
Anlage 42 – Rollkarte Drucklayout
Seite 70
Anlage 43 – Festtourenverwaltung
Seite 71
Anlage 44 – Festtoureneingabemaske
Seite 72
Anlage 45 – Rechnungslayout
Seite 73
Anlage 46 – OP-Verwaltungsmaske inkl.
Kontenblatt
Seite 74
Anlage 47 – Kundengutschrift
Seite 75
Anlage 48 – Rechnungsausgangsbuch
Seite 76
Anlage 49 – Erstellung einer
Gutschrift, Möglichkeit Auswahl aller oder einzelner
Rechnungspositionen, Möglichkeit
Teilbeträge gutzuschreiben
Seite 77
Anlage 50 – Standplatzverwaltung
